当ブログでは、ビジネスシーンで作成する資料で“誰でも・手軽に使える”デザイン・レイアウトノウハウをお伝えしています。
今回はパワーポイントやエクセルで挿入する「表」のテキストの揃え方についてのお話。表の中のテキストは、“一定のルール”に基づいて揃えて書いてあげると、非常に見やすい・わかりやすい・きれいな表に仕上げることができます。そのデザインのポイントや具体的なやり方をまとめてみました。
普段パワーポイントやエクセルで資料作成することが多い方などの参考になれば幸いです。
- 表中のテキストの揃え方の「ルール」
- パワーポイントやエクセルでの表中の文字の具体的な揃え方（操作方法）
目次
表のテキストは「ルール」に基づいて揃えるのがベター
ビジネスシーンで資料を作成していると、必ずと言っていいほど使うことになるのが「表」。表は書き込む内容が多くなりがちで、見栄えがゴチャゴチャしやすいので、意外とデザインでも気を使わなければいけない要素の１つです。
特にプレゼン用の資料を作る場合は要注意。プレゼンでは時間が限られているので、パワーポイントの内容を素早く理解・認識してもらうためには、表のデザイン・レイアウトの体裁も整えられていなければいけません。
他の記事では“6つのポイントを押さえてデザインするのが大切”ということをまとめていますが、中でも「テキストの揃え方」は地味に重要笑。テキストを表の中に書き込む際も、何気なく書くのではなく「揃えのルール」に基づいて書いてあげるだけで、表の見やすさ・わかりやすさが格段にアップするからです。
そのため「なんとなく表を入れる」のではなく、必ず「意識的にルールに基づいて表をデザインする」ようにしましょう。
表のテキストの揃え方・ルール
表を挿入したら必ず行いたい「テキストの揃え方のルール」は以下になります。前提から横の揃え・上下の揃えまで、このルールに基づいてテキストを揃えてあげると見やすい・わかりやすい表のデザインに仕上げることができます。
前提：表をパーツ分けして捉える
テキストを揃える際は、まず前提として「表をパーツ分け」して捉えましょう。表においては、これらのパーツごとに揃え方を変えた方が見やすくなりやすいので、パーツ単位で揃え方のルールを設定していきます。
パーツの分け方としては、ざっくり以下のように捉えましょう。パーツ分けができたら、次に具体的にそれぞれをどのように揃えていけばよいかを見ていきます。
- 文字数が多い文章
- 文字数が少ない単語
- 数値
- 項目名
①文字数が多い文章→左揃え
まず最初は「文字数が多い文章」から。文字数が多い文章の場合は、原則として「左揃え」にしましょう。
日本語の横書きは“左から右に向かって読んでいく”もの。そのため、複数行にまたがるような文字数が多い文章は、左側が揃っていると次の行に移る時に目線が正しい位置に移動しやすくなり、見やすく感じます。特に文字数が少なくなりがちな最終行が左側で揃っていないと、すごく見づらくなってしまうので要注意。
そのためメインテキストは左揃えが最適です。
②文字数が少ない単語→中央揃え
文章ではなく、文字数が少ない（または文字数の変動が少ない）単語を書き込む場合は、「中央揃え（センター揃え）」がベター。
文字数が少ない単語の場合は、左揃えにする必要はありません。むしろ中央に寄せると各単語とも左右にほぼ均等な余白ができるので、全体のバランスが良く見えるようになります。
③数値→右揃え
数字は3桁ごとにカンマで区切って書き込むことが多いので、その場合は右揃えにしましょう。
たとえば以下のように左揃えにしてしまうと、数値が縦に並んでいた時にカンマ位置がバラバラになってしまい、桁の違いを認識しづらくなります。
右揃えにすれば、必ず3桁区切りのカンマの位置が縦にビシッと揃うので、それぞれの数字を素早く正確に理解できるようになります。そのため数値は右揃えがベストです。
④項目名→中央揃え
そのほかの項目名等（ヘッダー行など）は、基本的には中央揃えにしておきましょう。項目名には「②文字数の少ない単語」が並ぶことが多いので、ここもそのまま②と同様に中央揃えで書き込むのがベターです。
おまけ：上下の揃えは原則「上下中央揃え」がベター
表の場合は横の揃えだけでなく「縦の揃え」もありますよね。これはケースバイケースではありますが、基本は上下中央が無難でしょう。中央揃えはバランス良くスペースが空く揃えになるので、全体をスッキリ見せる効果があります。
以上の「①〜④＋おまけ」が、一番オーソドックスかつ見やすい揃えと考えてOKでしょう。ある種“表における揃えのルール”と言っても過言ではありません。これさえ押さえておけば、表の文字も常に一定の見やすさを確保することができます。
この揃え方は一般的な雑誌や販促物のデザインを行う際に、編集者やデザイナーもよく使う揃え方です。とても表内のテキストが見やすく・わかりやすくなるので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
まとめ：表の文字揃えにも一貫したルールを適用するのがマル
今回は表中のテキストの揃え方についてまとめてみました。
資料を作る・デザインする際は、全体を通じて“一貫したデザインルール”を設定しておくのが大切です。そうすることで見栄えの洗練さが高まるだけでなく、見やすい・わかりやすい資料に仕上がります。
表の中に書き込むテキスト・文字に関してもそれは同じ。バラバラにデザインするのではなく、必ずルールを定めて揃え方にも一貫性を持たせましょう。
内容としてもとても簡単で、すぐ実践できるものなので、今後の資料づくりにおいてぜひご活用ください！パワーポイントだけでなく、Excel等で表を作る際も使えますよ！
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