まさかそんな効果が!?資料作成時に絶対意識すべきレイアウトの４大原則

　

この記事を書いている人 - WRITER -

日比 海里

1984年東京生まれ。 デザイナーであった両親の影響もあり、学生時代からグラフィックデザイン・エディトリアルデザインの基礎〜実践的知識・スキルを習得。 大学卒業後、大手出版社に新卒で入社。3年間編集部にて単行本や継続出版物等の企画・編集業務を経験したのち、26歳で経営企画部に異動。その後7年間、経営計画・戦略の策定、市場・競合分析、収益予測等を担当し、企業経営全般に関する実践的知識・経験を蓄積。 編集者と経営企画スタッフという、世間一般的にも珍しい組み合わせの職歴・経験を積み、独自のスキル・思考フレームワークを確立。 2017年3月に出版社を退職。同7月に株式会社トリッジを設立。現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業・個人向けにビジネス資料作成のアドバイザー・研修講師としても活動中。

会社や様々なビジネスシーンで作る多種多様な資料。

・商品企画書（Word、PowerPoint等）
・他部署への依頼・通知文書（Word、Excel等）
・取引先へのプレゼン資料（PowerPoint等）
・お客様へ配布するチラシ（Illustrator、Photoshop等）　etc

これら資料もたくさんの時間と労力をかけて作ったのに、上司に確認してもらったら、

「わかりにくいから作り直し︎」

と、とっても悲しい返事で突き返されてしまった経験は、ありませんか？
どんなに時間と労力をかけて、自分ではうまく作ったつもりでも、内容が相手にきちんと伝わっていなかったら、残念ながら意味はありません。

資料は「作ること」が目的ではなく、「伝えること」が目的だからです。
そしてその「伝える」上でポイントとなるもの、それは実は『レイアウト』だったりするんですよね。

でも、レイアウトと聞くと多くの方が、 「私にはデザインのセンスなんてないから…」 という言葉を口にします。でも大丈夫。
わかりやすく伝えるためのレイアウトには、デザインのセンスは全く必要ありません！

必要なのは、的確に伝えるための 『レイアウトの４大原則』 を知っているかどうかです。

この４つの原則・ルールを意識してビジネス資料を作るのと、意識せずに資料を作るのでは、相手への伝わり方に雲泥の差が出るんですよ！
今日はその４大原則にはどんなものがあるのか、お伝えしたいと思います。
それぞれの原則の詳細や特筆すべき効果はまた別の機会に解説したいと思いますので、そちらもぜひご覧くださいね！

なんで資料の内容が伝わらない︎⁉︎

世のビジネスマンの方々、今回お話しするレイアウト、これを意外と軽視している方が多いんですけど、実はめちゃくちゃ大切なものなんですよね。
なぜかというと、それは、多くのビジネスマンの方々がよく抱える悩みに関係しているからなんですが、その悩みというのが、これ。

「作った資料（Word、Excel、PowerPoint…etc）の内容が、きちんと伝わらない」

というものです。 仕事をしていく中で、資料って皆さん作りますよね？
WordやExcelで作ったようなすごくシンプルな社内向け文書だとか、取引先に向けたパワポで作ったプレゼン資料だとか。
あとは販促用のカタログや名刺なども資料の一部としてもいいかもしれません。

そういった資料を仕事上、数多く作る場面あるかと思いますが、かなりの労力と時間を取られていたり、みなさん結構苦戦されているようです。
実際にこんな経験あるのではないでしょうか？Wordで作った資料を上司に見せてみたら

「う～ん、もうちょっとわかりやすくしてもらえる？」
「ちょっとイメージと違うんだよね…」
「あのさぁ、結局これって…何が言いたいわけ？」

とか。せっかく頑張って作った資料なのにこういうことを言われたりして、もうぶん殴ってやりたくガクッとなりますよね。

で、なんでこういう風に言われてしまうかというと、これって結局は 「作った資料の内容が、こちらの意図どおりにきちんと伝わっていない、理解されていない」 ということの現れなんですよね。

それで皆さん悩むわけですけど、だいたいの方々がそういう時に最初にやることって、いきなりその資料の言葉、文章を直そうとします。
ここの言い回しが分かりづらかったかな？とか思って。

でも実は、問題はそこじゃない。
そこじゃないというより、「そこだけじゃない」と言った方がより正しいかもしれませんが。

実はポイントになっているのは「レイアウト」

実は資料（Word、Excel、PowerPoint…etc）の内容を作った意図どおりに「相手に理解してもらう」には、言葉や文章を修正する前に、「レイアウト」が大きなポイントになっていることが多いんです。

ここを皆さん軽視しがちだったり、むしろ重要性に気付いていないことが多くて、つい文章を直しにいきがちになります。
それで挙げ句の果てには文章をこねくり回して修正して、結局何言ってるのかわからないようなものになる。

で、再度上司に持っていってもまた突き返される…の繰り返しになって、労力と時間だけが消費されていく、というような悪循環になってしまっているんですよね。

相手に理解されていない場合、実は文章には意外と問題はない、直す必要はなくて、実はレイアウトに問題があることが非常に多い。
なので、文章を直す前に、WordやPowerPointなどのレイアウトにも目を向けてもらいたいなーと、いつも思うわけです。

で、そのときにポイントになるのが、

『資料の目的や伝えたいことに合った、適切なレイアウトになっているかどうか』。

ここが「相手に伝わる資料」のキーに実はなっています。
むしろ、それらに合った適切なレイアウトになっていないと、いくら良い文章が書かれていても、なかなか内容が伝わりにくくなってしまう、そういうものとも言えるわけです。

絶対意識すべき配置（レイアウト）の４大原則

ぜひ意識していただきたいのが、ビジネスシーンで作成する資料（Word、Excel、PowerPoint…etc）で『絶対意識すべき配置の４大原則』です。
本当に大切なものなので、とっても大それたタイトルにしてみました笑。

そしてこの４大原則にはどんなものがあるのかというと、

………え？

「なんだ、そんなことか」って？
「それくらいやってるし」って？
「あんまり大したことなさそうだ」って？

いやいや。
いやいやいやいや。
いやいやいやいやいやいやいやいや。

これ本当に大切で、実はとっても奥が深いんですよ！
しかも皆さん意外なほどにできてない。

このレイアウトの原則を『意識的に使いこなす』（ここ、めっちゃポイントですよ！）ことができれば、とってもわかりやすい、見やすい、伝わりやすい資料を作ることができるようになります。
本当に相手への伝わり方に雲泥の差が出ちゃいますよ。

ということは、きちんとこの原則を使ってWordの資料なりExcelの資料なりPowerPointの資料なりを作っていけば、とっても良い資料になって、上司からの評価もうなぎ登りってことに！（…なったら最高ですね笑）

それぞれの原則の詳細や特筆すべき効果はまた別の機会に解説したいと思いますので、そちらもぜひご覧くださいね！