まさかそんな効果が!?資料作成時に絶対意識すべきレイアウトの4大原則


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会社や様々なビジネスシーンで作る多種多様な資料。

・商品企画書(Word、PowerPoint等)
・他部署への依頼・通知文書(Word、Excel等)
・取引先へのプレゼン資料(PowerPoint等)
・お客様へ配布するチラシ(Illustrator、Photoshop等) etc

これら資料もたくさんの時間と労力をかけて作ったのに、上司に確認してもらったら、

「わかりにくいから作り直し︎」

と、とっても悲しい返事で突き返されてしまった経験は、ありませんか?どんなに時間と労力をかけて、自分ではうまく作ったつもりでも、内容が相手にきちんと伝わっていなかったら、残念ながら意味はありません。

資料は「作ること」が目的ではなく、「伝えること」が目的だからです。そしてその「伝える」上でポイントとなるもの、それは実は『レイアウト』だったりするんですよね。

でも、レイアウトと聞くと多くの方が、 「私にはデザインのセンスなんてないから…」 という言葉を口にします。でも大丈夫。わかりやすく伝えるためのレイアウトには、デザインのセンスは全く必要ありません!

必要なのは、的確に伝えるための『レイアウトの4大原則』を知っているかどうかです。

この4つの原則・ルールを意識してビジネス資料を作るのと、意識せずに資料を作るのでは、相手への伝わり方に雲泥の差が出るんですよ!今日はその4大原則にはどんなものがあるのか、お伝えしたいと思います。

それぞれの原則の詳細や特筆すべき効果はまた別の機会に解説したいと思いますので、そちらもぜひご覧くださいね!

 

 

なんで資料の内容が伝わらない︎⁉︎

世のビジネスマンの方々、今回お話しするレイアウト、これを意外と軽視している方が多いんですけど、実はめちゃくちゃ大切なものなんですよね。なぜかというと、それは、多くのビジネスマンの方々がよく抱える悩みに関係しているからなんですが、その悩みというのが、これ。

「作った資料(Word、Excel、PowerPoint…etc)の内容が、きちんと伝わらない」

というものです。 仕事をしていく中で、資料って皆さん作りますよね?WordやExcelで作ったようなすごくシンプルな社内向け文書だとか、取引先に向けたパワポで作ったプレゼン資料だとか。あとは販促用のカタログや名刺なども資料の一部としてもいいかもしれません。

そういった資料を仕事上、数多く作る場面あるかと思いますが、かなりの労力と時間を取られていたり、みなさん結構苦戦されているようです。実際にこんな経験あるのではないでしょうか?Wordで作った資料を上司に見せてみたら

「う~ん、もうちょっとわかりやすくしてもらえる?」
「ちょっとイメージと違うんだよね…」
「あのさぁ、結局これって…何が言いたいわけ?」

とか。せっかく頑張って作った資料なのにこういうことを言われたりして、もうぶん殴ってやりたくガクッとなりますよね。

で、なんでこういう風に言われてしまうかというと、これって結局は「作った資料の内容が、こちらの意図どおりにきちんと伝わっていない、理解されていない」ということの現れなんですよね。

それで皆さん悩むわけですけど、だいたいの方々がそういう時に最初にやることって、いきなりその資料の言葉、文章を直そうとします。ここの言い回しが分かりづらかったかな?とか思って。

でも実は、問題はそこじゃない。そこじゃないというより、「そこだけじゃない」と言った方がより正しいかもしれませんが。

実はポイントになっているのは「レイアウト」

実は資料(Word、Excel、PowerPoint…etc)の内容を作った意図どおりに「相手に理解してもらう」には、言葉や文章を修正する前に、「レイアウト」が大きなポイントになっていることが多いんです。

ここを皆さん軽視しがちだったり、むしろ重要性に気付いていないことが多くて、つい文章を直しにいきがちになります。それで挙げ句の果てには文章をこねくり回して修正して、結局何言ってるのかわからないようなものになる。

で、再度上司に持っていってもまた突き返される…の繰り返しになって、労力と時間だけが消費されていく、というような悪循環になってしまっているんですよね。

相手に理解されていない場合、実は文章には意外と問題はない、直す必要はなくて、実はレイアウトに問題があることが非常に多い。なので、文章を直す前に、WordやPowerPointなどのレイアウトにも目を向けてもらいたいなーと、いつも思うわけです。

で、そのときにポイントになるのが、

『資料の目的や伝えたいことに合った、適切なレイアウトになっているかどうか』

ここが「相手に伝わる資料」のキーに実はなっています。むしろ、それらに合った適切なレイアウトになっていないと、いくら良い文章が書かれていても、なかなか内容が伝わりにくくなってしまう、そういうものとも言えるわけです。

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絶対意識すべき配置(レイアウト)の4大原則

ぜひ意識していただきたいのが、ビジネスシーンで作成する資料(Word、Excel、PowerPoint…etc)で『絶対意識すべき配置の4大原則』です。本当に大切なものなので、とっても大それたタイトルにしてみました笑。

そしてこの4大原則にはどんなものがあるのかというと、

原則①:揃える
原則②:近づける・遠ざける
原則③:繰り返す
原則④:強いギャップを作る

の4つ。

………え?

「なんだ、そんなことか」って?
「それくらいやってるし」って?
「あんまり大したことなさそうだ」って?

いやいや。
いやいやいやいや。
いやいやいやいやいやいやいやいや。

これ本当に大切で、実はとっても奥が深いんですよ!しかも皆さん意外なほどにできてない

このレイアウトの原則を『意識的に使いこなす』(ここ、めっちゃポイントです)ことができれば、とってもわかりやすい、見やすい、伝わりやすい資料を作ることができるようになります。本当に相手への伝わり方に雲泥の差が出ちゃいますよ。


ということは、きちんとこの原則を使ってWordの資料なりExcelの資料なりPowerPointの資料なりを作っていけば、とっても良い資料になって、上司からの評価もうなぎ登りってことに!(…なったら最高ですね笑)

それぞれの原則の詳細や特筆すべき効果は別の記事で解説していますので、ぜひそちらもご覧ください!

 

YouTubeでも4大原則が学べるよ!

当ブログの中の人が、YouTubeチャンネル「ビズデザ」でも「絶対意識すべき配置(レイアウト)の4大原則」について解説していますので、こちらも併せてご参考ください!

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トリジ先生

もし書籍で資料デザインを学ぶのであれば、以下の本は結構オススメです。“ノンデザイナー”であるビジネスマンの方向けにわかりやすく解説されていますよ。



当ブログ「ビズデザ(旧「Are you Designer? No, I'm...」)の中の人が、ついにYouTubeチャンネル『ビズデザ』を開設し、パワポの作り方をはじめとしたデザインノウハウの共有を始めました!


◆YouTubeチャンネル『ビズデザ』

ノンデザイナー・デザインビギナーである一般のビジネスパーソンの方々が、日頃のお仕事の中で使える『誰でも簡単にできるデザインのノウハウ・セオリー』を動画でわかりやすく解説!

小難しい高度なデザインノウハウは一旦抜きにして、“最低限ここまで押さえておけばOK!”というようなデザインノウハウに絞ってお伝えしていますので、資料デザインなどにお困りの方は、ぜひ当チャンネルをご活用ください!(よろしければチャンネル登録もお願いいたします)


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ABOUTこの記事をかいた人

1984年東京生まれ。 デザイナーであった親の影響もあり、学生時代からデザインに関心を持ち、デザインの中ですくすくと成長。大学卒業後は都内出版社に入社し、編集部で書籍やWebサービスの企画・編集・ディレクションを幅広く担当。その後経営企画部を経て独立し、株式会社トリッジを設立。 現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業や個人向けにデザイン・資料作成の講師兼アドバイザーとしても活動。 “日本最大まなびのマーケット『ストアカ』”にて開催されているPowerPoint資料作成講座では、ストアカ全登録講師25,000人の中で2019年トップレビューを獲得(ユーザー平均満足度95%以上を現在進行形で獲得中)。著書に『ひと目で伝わるプレゼン資料の全知識』(株式会社インプレス、2020年3月発行)がある。 趣味は、美味しいものを食べて飲んでケラケラ笑うこと♪