まさかそんな効果が!?資料作成時に絶対意識すべきレイアウトの4大原則



ビジネスシーンでは多種多様な資料を作ることが多いですが、一生懸命作っても意外と「わかりにくいねぇ…」なんて上司に言われて、泣く泣く修正を余儀なくされることって、よくありますよね。

では、わかりやすい・伝わる資料を作る際に何が大切になるのか。それは実は『レイアウト』だったりします。

特に重要なのは、的確に伝えるための『レイアウトの4大原則』を知っているかどうか。この4つの原則を意識する・しないで、資料の相手への伝わり方に雲泥の差が出てしまうんです。

今回は日頃デザイナーとして活動している筆者が、「なぜ、資料内容が伝わらないのか?」、「レイアウトの4大原則にはどんなものがあるのか」を、簡潔にわかりやすく整理していきます。

なんで資料の内容が伝わらない︎⁉︎


仕事をしていく中で、資料ってよく作りますよね。WordやExcelで作るシンプルな社内向け文書や、パワーポイントで作ったプレゼン資料だとか。

それらを作るときって、かなりの労力と時間を取られたりしますが、そんな一生懸命作った資料でも、上司からは

  • 「う~ん、もうちょっとわかりやすくしてもらえる?」
  • 「ちょっとイメージと違うんだよね…」
  • 「あのさぁ、結局これって…何が言いたいわけ?」

とか言われたりする笑。

なぜこのように言われてしまうかというと、これって結局は「作った資料の内容が、こちらの意図どおりにきちんと伝わっていない、理解されていない」ということの現れ。

そしてそう言われてしまうと、とにかくどこか修正しなくちゃ!という気持ちが先走って、いきなりその資料の文章とかを直したくなりますよね。ここの言い回しが分かりづらかったかな?とか思って。

でも、作った資料の内容が意図通りに伝わらない原因は、実は言葉の問題だけじゃなかったりします。

実はポイントになっているのは「レイアウト」


実は資料(Word、Excel、PowerPoint…etc)の内容を作った意図どおりに「相手に理解してもらう」には、言葉や文章のわかりやすさ以外にも、もう1つとっても大事なポイントがあります。それは「レイアウト」です。

相手に理解されていない場合、実は文章には意外と問題はなくて、実はレイアウトに問題があることが非常に多いんです。

でもその点に気づかず、つい文章を直すのに心血を注いでしまい、挙げ句の果てには文章をこねくり回して修正して、結局何言ってるのかわからないようなものになったり笑。

なので、文章を直す前に資料のレイアウトにも目を向けてあげた方が、結果的に早く「伝わる資料」が作れたりします

伝えたいことにあった“適切なレイアウト”にするのが大事


そしてそのときにポイントになるの何かというと、それは『資料の目的や伝えたいことに合った、適切なレイアウトになっているかどうか』です。

ここが“相手に伝わる資料”のキーポイント。むしろ、適切なレイアウトに整っていないと、いくら良い文章が書かれていても、なかなか内容は伝わりません。

そのため「見せて伝えるプロ」である僕らデザイナーは、この“適切なレイアウトに整える”ことに関して人一倍、いや人百倍意識していると言っても過言ではありません。

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絶対意識すべき配置(レイアウト)の4大原則


そんな「伝える」上でとっても大事なレイアウトですが、僕らデザイナーも常に意識している『配置の4大原則』があります。本当に大切なものなので、とっても大それたタイトルにしてみました笑。

そこの4大原則にはどんなものがあるのかというと、以下の4つです。

配置(レイアウト)の4大原則

  1. 揃える(整列):意図的にぴったり整列させて、情報を「組織化」する
  2. 近づける・遠ざける(近接):情報同士の距離感によって、関係性を明確にする
  3. 繰り返す(反復):特徴的な要素を繰り返し、統一感・一貫性を持たせる
  4. 強いギャップを作る(強弱):情報に強弱をつけて、「どこが大事なのか」を明確にする

パッと見ただけだと、「なんだ、そんなことか」って思われがちなんですけど笑、でもこの4つは本当に大切。しかも、実はとっても奥が深いし、もっと言えば多くのビジネスパーソンの方々は意外なほどにできてない印象です。

僕はビジネスパーソン向けの資料作成やデザインの講師としても活動していますが、ほとんどの生徒さんができていないんです。

でもこのレイアウトの原則を“意識的に使いこなす”(←ここ、めちゃくちゃ大事なことを言いました)ことができれば、とってもわかりやすくて・見やすくて・伝わりやすい資料を作ることができるようになります。本当に相手への伝わり方に雲泥の差が出ちゃうくらいに。

それぞれの原則の詳細や特筆すべき効果は別の記事で解説していますので、資料のレイアウトでお悩みの方は、お時間あればぜひご一読ください。

 

YouTubeでも4大原則が学べるよ

当ブログの中の人が、YouTubeチャンネル「ビズデザ」でも「絶対意識すべき配置(レイアウト)の4大原則」について解説していますので、こちらも併せてご参考ください!

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トリジ先生

もし書籍で資料デザインを学ぶのであれば、以下の本は結構オススメです。“ノンデザイナー”であるビジネスマンの方向けにわかりやすく解説されていますよ。



当ブログ「ビズデザ(旧「Are you Designer? No, I'm...」)の中の人が、ついにYouTubeチャンネル『ビズデザ』を開設し、パワポの作り方をはじめとしたデザインノウハウの共有を始めました!


◆YouTubeチャンネル『ビズデザ』

ノンデザイナー・デザインビギナーである一般のビジネスパーソンの方々が、日頃のお仕事の中で使える『誰でも簡単にできるデザインのノウハウ・セオリー』を実例をたっぷり使いながら動画でわかりやすく解説!

小難しい高度なデザインノウハウは一旦抜きにして、“最低限ここまで押さえておけばOK!”というようなデザインノウハウに絞ってお伝えしていますので、資料デザインなどにお困りの方は、ぜひ当チャンネルをご活用ください!(よろしければチャンネル登録もお願いいたします)


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ABOUTこの記事をかいた人

1984年東京生まれ。デザイナーであった親の影響もあり、デザインの中ですくすくと成長。大学卒業後に都内出版社にて編集・経営企画など幅広く経験し、その後独立。2017年に株式会社トリッジを設立。現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、オウンドメディア運営を中心に展開しつつ、企業や個人向けにデザイン・資料作成の講師兼アドバイザーとしても活動。 “日本最大まなびのマーケット『ストアカ』”にて開催されているPowerPoint資料作成講座では、ストアカ全登録講師25,000人の中で2019年トップレビューを獲得(ユーザー平均満足度95%以上を現在進行形で獲得中)。著書に『ひと目で伝わるプレゼン資料の全知識』(株式会社インプレス、2020年3月発行)がある。 趣味は、美味しいものを食べて飲んでケラケラ笑うこと♪