ビジネスマンのための資料デザインの教室

パワポの情報量は絞る!やむを得ず溢れた情報は配布資料で網羅すればOK

 
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1984年東京生まれ。 デザイナーであった親の影響もあり、学生時代からデザインに関心を持ち、デザインの中ですくすくと成長。大学卒業後は都内出版社に入社し、編集部で書籍やWebサービスの企画・編集・ディレクションを幅広く担当。その後経営企画部を経て独立し、株式会社トリッジを設立。 現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業や個人向けにデザイン・資料作成の講師兼アドバイザーとしても活動。 “日本最大まなびのマーケット『ストアカ』”にて開催されているPowerPoint作成講座では、平均満足度95%以上を現在進行形で獲得中。 趣味は、美味しいものを食べて飲んでケラケラ笑うこと♪

当ブログでは、ビジネスシーンで作成する資料で“誰でも・手軽に使える”レイアウトノウハウ・テクニックをお伝えしています。
今回もとっても役立つ&すぐに明日から使える資料作成の“極意”が詰まっていますので、ぜひご覧くださいね٩( ‘ω’ )و

今回はプレゼン資料に載せる情報の取捨選択についてです。
わかりやすい資料にするための根幹にかかわる部分ですので、ぜひご参考にしてくださいね!

まずその前に、資料レイアウトの4大原則について学びたい方はこちら↓↓↓

会社や様々なビジネスシーンで作る多種多様な資料。 ・商品企画書(Word、PowerPoint等) ・他部署への依頼・通知文書(Word、Excel等)

 

プレゼン資料に載せる情報は取捨選択が大事

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トリジ先生

さて、今回はプレゼン資料に載せる情報量のお話です。

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神楽くん

情報量ですか?以前、PowerPointに載せる情報は「1スライド1メッセージ」が原則だとお話いただきましたよね?

パワーポイントの情報量
当ブログでは、ビジネスシーンで作成する資料で“誰でも・手軽に使える”レイアウトノウハウ・テクニックをお伝えしています。 その中でも、プレゼンで使う『スライド資
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トリジ先生

お、それは覚えていましたか。本当に珍しいことですが、偉い偉い。

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神楽くん

あ、ありがとうございます…(今回もさらりとディスってくるやつ…(・_・))
それで今回はさらに何について学ぶのでしょうか?

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トリジ先生

はい、今回はPowerPointに限らず、配布資料も含めた掲載する情報量と情報の扱い方を考えていきましょう。
とにかく大切なことは情報の「取捨選択」です。

 

PowerPointに載せる情報は取捨選択の「捨」が特に大切

PowerPointを作っていると、「あれも話したい!」「これも伝えなきゃ!」という意識が働いて、どんどんと情報を盛り込みたくなりがちです。

ただそうすると膨大な量の情報が一気に聴衆の方々の脳になだれ込むことになり、脳はその情報の処理にてんやわんや状態になります。

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トリジ先生

そして、残念ながら人間の脳というのは、大量の情報を同時に素早く処理するのが難しいのです。

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神楽くん

そうでしたね!ついつい情報をたくさん詰め込みがちですが、それだと脳が短時間でその情報を処理できなくて「わかりづらい!」と判断されやすくなちゃうんでしたよね!

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トリジ先生

そう!そのためPowerPointでは伝えたい情報の取捨選択がとても重要です。特に大切なのは「捨」

今回のプレゼンでは何を伝え、聴衆の方々に次のアクションとして何を行ってもらいたいのか(ゴール)。

そのゴールにたどり着くために伝えるべきポイントのみをPowerPointで表現し、それ以外の情報はバッサリと捨てる必要があります。

たくさんの情報が押し寄せてくると、どれが大切な情報なのか判断がつきづらくなり、プレゼン内容が伝わらなくなるからです。

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神楽くん

なるほど、捨てる勇気を持つことが、逆に伝わりやすさへと繋がっていくんですね!

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「捨てた情報」は必要なものは配布資料で補足する

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神楽くん

でも、取捨選択した情報の中で、「念のため知っておいてもらいたい!」みたいな、微妙な立場の情報(笑)ってのもありますよね?
このような情報の扱いはどうすればいいんでしょう?

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トリジ先生

良い質問ですね。伝えたいけれど、やむを得ず省かざるを得なかった情報については、PowerPointではなく「配布資料」に記載すると良いですよ!

情報の取捨選択を行った結果、やむを得ず省かなければならない情報も出てきます。
その代表例が、PowerPointで伝えたいこと・主張の“周辺情報(主張の背景詳細、関連情報)”です。

基本的にはプレゼンは自身の主張や考え(=メッセージ)を伝える場なので、PowerPointにはそのメッセージに直結する情報やデータのみを記載します。

それ以外の「こういうことも念のため知っておいてほしい」というような、主張の背景細部や関連情報がある場合は配布資料に記載し、こちらで網羅的に補足してあげましょう。

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dummy
トリジ先生

質疑でそれら関連情報等に関して質問が出た場合には、その配布資料を見てもらいながら応答すればOKですよ。

dummy
神楽くん

なるほど!周辺情報は配布資料に盛り込んでおけば全部をカバーできるわけですね!

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トリジ先生

そうですね。PowerPointでは自身の主張を端的に示し、配布資料でその周辺を補う。
こうするとプレゼン資料全体として非常に“厚み”が出て、プレゼンの精度もアップするのでオススメです。

 

まとめ:パワポの情報は絞る。溢れた情報は配布資料へ

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トリジ先生

ついつい詰め込みたくなるPowerPointの情報も、きちんと取捨選択して掲載しましょう。

今回の内容は以上です。PowerPoint作りのご参考になりましたでしょうか?

PowerPointをつくると、どうしてもあれもこれも情報を盛り込みたくなりますが、「捨てる勇気」も大切です。
PowerPointで伝えるべき情報、配布資料で網羅すべき情報、そもそもいらない情報。それぞれを取捨選択して、適切に伝えていきましょう。

プレゼン資料のわかりやすさに直結する部分でもありますので、ぜひ意識してみてくださいね^^

↓↓↓“わかりやすい資料の条件”に関する記事はこちら↓↓↓

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トリジ先生

“ノンデザイナー”であるビジネスマンのためのデザイン・レイアウト本として、以下の本はおすすめです。

 


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1984年東京生まれ。 デザイナーであった親の影響もあり、学生時代からデザインに関心を持ち、デザインの中ですくすくと成長。大学卒業後は都内出版社に入社し、編集部で書籍やWebサービスの企画・編集・ディレクションを幅広く担当。その後経営企画部を経て独立し、株式会社トリッジを設立。 現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業や個人向けにデザイン・資料作成の講師兼アドバイザーとしても活動。 “日本最大まなびのマーケット『ストアカ』”にて開催されているPowerPoint作成講座では、平均満足度95%以上を現在進行形で獲得中。 趣味は、美味しいものを食べて飲んでケラケラ笑うこと♪

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