当ブログでは、ビジネスシーンで作成する資料で“誰でも・手軽に使える”レイアウトノウハウ・テクニックをお伝えしています。
今回はプレゼン資料に載せる情報の取捨選択についてです。わかりやすい資料にするための根幹にかかわる部分ですので、ぜひご参考にしてくださいね！
まずその前に、資料レイアウトの4大原則について学びたい方はこちら↓↓↓
目次
プレゼン資料に載せる情報は取捨選択が大事
さて、今回はプレゼン資料に載せる情報量のお話です。
情報量ですか？以前、PowerPointに載せる情報は「１スライド１メッセージ」が原則だとお話いただきましたよね？
お、それは覚えていましたか。本当に珍しいことですが、偉い偉い。
あ、ありがとうございます…（今回もさらりとディスってくるやつ…(・_・)）。それで今回はさらに何について学ぶのでしょうか？
はい、今回はPowerPointに限らず、配布資料も含めた掲載する情報量と情報の扱い方を考えていきましょう。とにかく大切なことは情報の「取捨選択」です。
PowerPointに載せる情報は取捨選択の「捨」が特に大切
PowerPointを作っていると、「あれも話したい！」「これも伝えなきゃ！」という意識が働いて、どんどんと情報を盛り込みたくなりがちです。
ただそうすると膨大な量の情報が一気に聴衆の方々の脳になだれ込むことになり、脳はその情報の処理にてんやわんや状態になります。
そして、残念ながら人間の脳というのは、大量の情報を同時に素早く処理するのが難しいのです。
そうでしたね！ついつい情報をたくさん詰め込みがちですが、それだと脳が短時間でその情報を処理できなくて「わかりづらい！」と判断されやすくなちゃうんでしたよね！
そう！そのためPowerPointでは伝えたい情報の取捨選択がとても重要です。特に大切なのは「捨」。
今回のプレゼンでは何を伝え、聴衆の方々に次のアクションとして何を行ってもらいたいのか（ゴール）。そのゴールにたどり着くために伝えるべきポイントのみをPowerPointで表現し、それ以外の情報はバッサリと捨てる必要があります。
たくさんの情報が押し寄せてくると、どれが大切な情報なのか判断がつきづらくなり、プレゼン内容が伝わらなくなるからです。
なるほど、捨てる勇気を持つことが、逆に伝わりやすさへと繋がっていくんですね！
「捨てた情報」は必要なものは配布資料で補足する
でも、取捨選択した情報の中で、「念のため知っておいてもらいたい！」みたいな、微妙な立場の情報（笑）ってのもありますよね？このような情報の扱いはどうすればいいんでしょう？
良い質問ですね。伝えたいけれど、やむを得ず省かざるを得なかった情報については、PowerPointではなく「配布資料」に記載すると良いですよ！
情報の取捨選択を行った結果、やむを得ず省かなければならない情報も出てきます。その代表例が、PowerPointで伝えたいこと・主張の“周辺情報（主張の背景詳細、関連情報）”です。
基本的にはプレゼンは自身の主張や考え（＝メッセージ）を伝える場なので、PowerPointにはそのメッセージに直結する情報やデータのみを記載します。それ以外の「こういうことも念のため知っておいてほしい」というような、主張の背景細部や関連情報がある場合は配布資料に記載し、こちらで網羅的に補足してあげましょう。
質疑でそれら関連情報等に関して質問が出た場合には、その配布資料を見てもらいながら応答すればOKですよ。
なるほど！周辺情報は配布資料に盛り込んでおけば全部をカバーできるわけですね！
そうですね。PowerPointでは自身の主張を端的に示し、配布資料でその周辺を補う。こうするとプレゼン資料全体として非常に“厚み”が出て、プレゼンの精度もアップするのでオススメです。
まとめ：パワポの情報は絞る。溢れた情報は配布資料へ
ついつい詰め込みたくなるPowerPointの情報も、きちんと取捨選択して掲載しましょう。
PowerPointをつくると、どうしてもあれもこれも情報を盛り込みたくなりますが、「捨てる勇気」も大切です。PowerPointで伝えるべき情報、配布資料で網羅すべき情報、そもそもいらない情報。それぞれを取捨選択して、適切に伝えていきましょう。
プレゼン資料のわかりやすさに直結する部分でもありますので、ぜひ意識してみてくださいね^^
↓↓↓“わかりやすい資料の条件”に関する記事はこちら↓↓↓
もし書籍で資料デザインを学ぶのであれば、以下の本は結構オススメです。“ノンデザイナー”であるビジネスマンの方向けにわかりやすく解説されていますよ。
