パワーポイントで作ったデータをPDFに変換する簡単な方法としては主に３つあります。1つめは「［名前をつけて保存］からPDFに変換する」、2つめは「［エクスポート］からPDFに変換する」、3つめは「Adobeの『Acrobatオンラインツール』を使ってPDFに変換する」という方法です。
丹精込めて作ったパワーポイントも、第三者とデータ共有してみたら「レイアウトが崩れてしまった！」なんて経験ありませんか？ そんなときはパワーポイントをPDFに変換するのがおすすめ。PDFファイルに変換すれば、パワーポイントのレイアウトが崩れる心配はなく、制作者・相手も安心してデータを閲覧することができるからです。
そこで今回は、パワーポイントで作ったデータをPDFに変換する３つの方法をご紹介します。
Win版とMac版で若干操作ボタンなどが異なりますので、具体的な手順を実画面を使いながら解説していきます。仕事でパワーポイント・PDFデータを扱うことが多い方の参考になれば幸いです。
- PDFの特徴
- パワーポイントで作ったデータをPDFに変換する方法
- PDFに変換する際の具体的な手順
- 株式会社トリッジ代表取締役 / デザイナー / コンテンツディレクター
- グラフィック・WEBデザインやオウンドメディアの運営サポート・ディレクションを手掛けつつ、パワポ資料作成の研修講師兼アドバイザーとしても活動中。パワーポイント資料作成の企業研修実績も多数（延べ150社以上、2,000人以上にレクチャー）。著書に『ひと目で伝わるプレゼン資料の全知識』（株式会社インプレス発行）がある。
PDFの特徴
まず最初にPDFの特徴を整理しておきましょう。PDFは資料を制作したときと同じレイアウトで保存でき、どんな環境（PCやスマホなどデバイスが異なっても）で開いても基本的に同じように表示できるのが特長です。
そのためPDFファイルに変換すれば、パワーポイントのレイアウトが崩れる心配はなく、データを第三者と共有しても、制作者・相手も安心してデータを閲覧することができます。
Windows編｜パワーポイントで作ったデータをPDFに変換する方法
WindowsのPCで作ったパワーポイントデータをPDFに変換するにはいくつかの方法がありますが、よく使われる方法は以下の２つです。それぞれ具体的なやり方を実際の画面を使いながらご紹介していきます。
方法①：［印刷］からPDFに変換する
まず１つめの方法は［印刷］からPDFに変換するやり方です。具体的な作業手順は以下を参照ください。
①PDF化したいパワーポイントを開き、メニューの［ファイル］を選択する。
②画面左に表示されるメニュー一覧から［印刷］をクリックする。
③［プリンター］をクリックし、一覧の中から［Microsoft Print to PDF］→［印刷］をクリックする。
④［印刷結果を名前を付けて保存］のダイアログボックスが表示されるので、任意のファイル名を入力し［保存］をクリックすると、パワーポイントがPDF形式で出力・保存される。
方法②：［エクスポート］からPDFに変換する
２つめの方法は［エクスポート］からPDFに変換するやり方です。具体的な作業手順は以下を参照ください。
①PDF化したいパワーポイントを開き、メニューの［ファイル］を選択する。
②画面左に表示されるメニュー一覧から［エクスポート］をクリックする。
③表示されrた項目の中から［PDF/XPS ドキュメントの作成］→［PDF/XPSの作成］をクリックする。
④［PDFまたはXPS形式で発行］のダイアログボックスが表示されるので、任意のファイル名を入力し［保存］をクリックすると、パワーポイントがPDF形式で出力・保存される。
Mac編｜パワーポイントで作ったデータをPDFに変換する方法
MacのPCで作られたパワーポイントデータをPDFに変換する方法としては、下の２つが主なものになります。行うことはWindowsとほとんど変わりませんが、UIや操作時の名称などが少し異なっているため、その点だけ注意が必要です。
それぞれ具体的なやり方を実際の画面を使いながらご紹介していきます。
方法①：［名前をつけて保存］からPDFに変換する
まず１つめの方法は［名前をつけて保存］からPDFに変換するやり方です。具体的な作業手順は以下を参照ください。
①PDF化したいパワーポイントを開き、メニューバーの［ファイル］→［名前をつけて保存］をクリックする。
②データを保存するためのダイアログボックスが立ち上がるので、［ファイル形式］をクリックし、一覧の中から［PDF］を選択する。
③最後にダイアログボックス右下の［保存］をクリックすれば、パワーポイントがPDF形式で出力・保存される。
方法②：［エクスポート］からPDFに変換する
２つめの方法は［エクスポート］からPDFに変換するやり方です。ほとんど①の方法と操作は変わらないので、自身でやりやすい方を選んでOK。具体的な作業手順は以下を参照ください。
①PDF化したいパワーポイントを開き、メニューバーの［ファイル］→［エクスポート］をクリックする。
②データをエクスポートするためのダイアログボックスが立ち上がるので、［ファイル形式］をクリックし、一覧の中から［PDF］を選択する。
③最後にダイアログボックス右下の［エクスポート］をクリックすれば、パワーポイントがPDF形式でエクスポートされる。
Windows・Mac共通｜方法③：Adobeの『Acrobatオンラインツール』を使ってPDFに変換する
３つめの方法は「Adobeの「Acrobatオンラインツール」を使ってPDFに変換する」やり方です。これまでの２つの方法は、パワーポイントに元々備わっている機能を使ったやり方でしたが、そのほかにもWebの外部サービスを使ってPDF化することもできます。
特に手軽で信頼度も高いのがAdobeが提供している「Acrobatオンラインツール」です。Acrobatのサイトを開き、ブラウザ上に該当ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで簡単にPDFに変換できます。こちらも必要に応じて活用してみてはいかがでしょうか。
ただし、外部のWebサイトにデータをアップロードする形になりますので、「データの漏洩やセキュリティ面が心配…」という方は避けた方が無難です（自己責任で活用ください）。
具体的なやり方は以下の通りです。
①Adobeの「Acrobatオンラインツール」（https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/ppt-to-pdf.html）にアクセスする。
②画面中央の「ファイルを選択」からPDF化したいパワーポイントファイルを選ぶか、点線の範囲にドラッグ＆ドロップすると、自動的にデータがPDFに変換される。
③PDF化されたデータは、画面左上の［ダウンロード］から入手できる。
まとめ：PDFに変換してパワポのレイアウト崩れを防ごう
今回はパワーポイントで作ったデータをPDFに変換する方法を３つご紹介しました。
パワーポイントのデータは自分で使うだけでなく、データを第三者と共有したり・PCなどで閲覧してもらうケースもよくあります。その際にレイアウトが崩れてしまうと、非常に見づらくなってしまうし、印象が悪くなってしまうことも。
そうならないように、今回ご紹介したPDFに変換する方法も頭に入れておき、いつでもパパッとPDF化できるようにしておくのがおすすめです。今回ご紹介した方法はどれも簡単にできるものばかりなので、ぜひ活用してみてくださいね。
