当ブログでは、ビジネスシーンで作成する資料で、誰でも・手軽に使える伝えるためのレイアウトノウハウ・テクニックをお伝えしています。
今回は「資料に求められるデザインの条件」と「ビジネス資料を構成する要素」を確認していきましょう。
なぜあなたの資料は上司の決裁が下りにくいのか
頑張って資料を作ってもなかなか決裁が下りない！というとき、ありませんか？
いや〜ほんとそうなんですよ。僕はいつもいつも決裁通すのに苦戦してまして…。
やっぱりそうですよね。実は決裁が下りやすい資料には、“デザイン上必要な条件”が存在しています。まずはそれを一緒に考えていきましょう。
ありがとうございます！ぜひ教えてください！
決裁が下りやすい資料の「デザイン条件」
決裁が下りやすい「デザインの条件」。それは以下の３つになります。
- 美しさ・見やすさ
- わかりやすさ
- “意図・狙い”の伝わりやすさ
この3つが条件として満たされていると、読み手（上司）の理解度が飛躍的に高まります。逆にこの3つのうち、どれかが欠けてしまうと、いくら良い内容が書かれていても、非常にわかりにくい・伝わりにくい資料になってしまい、「なんじゃこりゃ、わかりにくいぞー！怒」と言われてなかなか決裁が下りにくくなってしまいます。
なので資料作りの際は、この3つのデザイン条件をまずは意識して進めていきましょう。
資料の構成要素
次にもう１つ大事なこととして、ビジネス資料とは「どんな要素で構成されているのか」、「なにがポイントになるのか」も併せて整理しておきましょう。
資料の主な構成要素は下の7つになります。これらの要素が複合的に混ざり合って、１つの資料ができあがるわけですね。それぞれ気をつけるべきポイントがありますが、今回はさらっと概要だけお伝えして、ポイントの詳細はまた別の記事で解説します。
- 文字：一番使用頻度が高い要素。フォント、サイズ、強調の仕方などがポイント。
- カラー：配色。非常に奥が深く、実は難易度が高い。基本ルールを押さえるのがポイント。
- 図形：特にプレゼン資料でよく使う。「枠線」にポイントあり。
- 画像：これも実は意外と使い方が難しい要素。使う「目的」をしっかり考えよう。
- グラフ・表：分析資料やプレゼン資料で頻出。ごちゃつきやすいのでシンプルに見せる技が必須！
- 配置（レイアウト）：基本原則を必ず押さえよう。「余白」は友達！
- アニメーション（プレゼン資料のみ）：PowerPointのみ。極力「目立たない」ものを！
こうやって見てみると、意外と要素としては多いような気もします（汗）
確かにそうかもしれませんね。うまく資料全体を「デザイン」していくスキルをつけましょう！
まとめ：目的や読み手のことを考えて資料を「デザイン」する
普段資料のデザイン面では何気なく使っている・配置しがちな前述の要素ですが、狙いや目的を考えたり、読み手の理解のしやすさをきちんと考えて作ると、非常に「わかりやすい・伝わりやすい」資料に仕上げることができます。
そういった意味でもこのブログのテーマにもなっていますが、「プロのデザイナーではない一般のビジネスマンも、デザインする意識・力は必須」と言えるわけですね。資料の構成要素をうまくデザインし、「読み手にきちんと伝わるビジネス資料（Word、Excel、PowerPoint等）」の作り方・スキル・ノウハウを今後もお伝えしていきたいと思いますので、参考にしてみてくださいね！
もし書籍で資料デザインを学ぶのであれば、以下の本は結構オススメです。“ノンデザイナー”であるビジネスマンの方向けにわかりやすく解説されていますよ。
