「伝わる資料」作りのために再確認！ビジネス資料の構成要素はこれだ！

　

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日比 海里

1984年東京生まれ。 デザイナーであった親の影響もあり、学生時代からデザインに関心を持ち、デザインの中ですくすくと成長。大学卒業後は都内出版社に入社し、編集部で書籍やWebサービスの企画・編集・ディレクションを幅広く担当。その後経営企画部を経て独立し、株式会社トリッジを設立。 現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業や個人向けにデザイン・資料作成の講師兼アドバイザーとしても活動。 “日本最大まなびのマーケット『ストアカ』”にて開催されているPowerPoint資料作成講座では、ストアカ全登録講師25,000人の中で2019年トップレビューを獲得（ユーザー平均満足度95%以上を現在進行形で獲得中）。著書に『ひと目で伝わるプレゼン資料の全知識』（株式会社インプレス、2020年3月発行）がある。 趣味は、美味しいものを食べて飲んでケラケラ笑うこと♪

日頃の仕事で様々な種類の「資料」を作ることが多いのがビジネスマン。

日々忙しい中で、限られた時間をなんとか使い、たくさんの「資料」を作らなければいけないのがビジネスマン。

などなど、挙げだしたらキリがないくらい、ビジネスマンは毎日数多くの資料を作る機会がありますね。

そしてせっかくたくさんの時間と労力をかけて作るわけですから、

と誰しもが思うわけですが、それがなかなかうまくいかないのも事実( ;´･ω･`)人(´･ω･`; )

なんてイライラしちゃうことも多いのではないでしょうか。

当ブログでは、ビジネスシーンで作成する資料で、誰でも・手軽に使える“伝えるためのレイアウトノウハウ・テクニック”をお伝えしていきますが、その上でまず基本事項として、「ビジネス資料を構成する要素」をおさらいしておきたいと思います。

ビジネス資料というのは「どんな要素で構成されていて」「なにがポイントになるのか」。

これを最初に押さえておくと、今後お伝えするレイアウトノウハウも、より理解が深まりますし、自分の資料の「どこを直せば良いのか」も整理しやすくなること間違いなし！

まずは「デザインの条件」についてお話ししていきましょう٩( ‘ω’ )و

特にビジネスマンの悩みの１つでもある「決裁が下りやすい資料のデザインとは、どんな条件があるのか」を押さえちゃいましょう！

なぜあなたの資料は上司の決裁が下りにくいのか

頑張って資料を作ってもなかなか決裁が下りない！というとき、ありませんか？

いや〜ほんとそうなんですよ。僕はいつもいつも決裁通すのに苦戦してまして…。

やっぱりそうでしたか。そんな神楽くんにぜひ伝えておきたいことがあって、実は決裁が下りやすい資料には、“デザイン上必要な条件”が存在しています。
言われてみれば当たり前なことかもしれませんが、忙しい中バタバタと資料を作っていると意外と意識できていなかった！なんてこともあるので、改めて押さえておきましょう٩( ‘ω’ )و

ありがとうございます！ぜひ教えてください！

決裁が下りやすい資料の「デザイン条件」

決裁が下りやすい「デザイン条件」。それは、以下の３つになります。

この3つが条件として満たされていると、読み手（上司）の理解度が飛躍的に高まります。

逆にこの3つのうち、どれかが欠けてしまうと、いくら良い内容が書かれていても、非常にわかりにくい・伝わりにくい資料になってしまい、
「なんじゃこりゃ、わかりにくいぞー！怒」
と言われてなかなか決裁が下りにくくなってしまいます。

ですので資料作りの際は、この3つのデザイン条件をまずは意識して進めていきましょう٩( ‘ω’ )و

資料の構成要素

次に、ビジネス資料とは

を整理していきましょう。

資料の主な構成要素は下の7つになります。
それぞれポイントがありますが、今回はさらっと概要だけお伝えして、ポイントの詳細はまた別の記事で解説していきたいと思います。

資料の構成要素と気をつけるべきポイント

これらの要素が複合的に混ざり合って、１つの資料ができあがるわけです。

こうやって見てみると、意外と要素としては多いような気もします（汗）

確かにそうかもしれませんね。
うまく資料全体を「デザイン」していくスキルをつけましょう！

まとめ：目的や読み手のことを考えて資料を「デザイン」する

普段資料のデザイン面では何気なく使っている・配置しがちな前述の要素ですが、狙いや目的を考えたり、読み手の理解のしやすさをきちんと考えて作ると、非常に「わかりやすい・伝わりやすい」資料に仕上げることができます。

そういった意味でもこのブログのテーマにもなっていますが、「プロのデザイナーではない一般のビジネスマンも、デザインする意識・力は必須」と言えるわけですね。

資料の構成要素をうまくデザインし、「読み手にきちんと伝わるビジネス資料（Word、Excel、PowerPoint等）」の作り方・スキル・ノウハウを今後もお伝えしていきますので、参考にしてみてください！

もし書籍で資料デザインを学ぶのであれば、以下の本は結構オススメです。“ノンデザイナー”であるビジネスマンの方向けにわかりやすく解説されていますよ。