ビジネスマンのための資料デザインの教室

「伝わる資料」作りのために再確認!ビジネス資料の構成要素はこれだ!

2018/10/25
 
ビジネス資料の構成要素
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1984年東京生まれ。 デザイナーであった両親の影響もあり、学生時代からグラフィックデザイン・エディトリアルデザインの基礎〜実践的知識・スキルを習得。 大学卒業後、大手出版社に新卒で入社。3年間編集部にて単行本や継続出版物等の企画・編集業務を経験したのち、26歳で経営企画部に異動。その後7年間、経営計画・戦略の策定、市場・競合分析、収益予測等を担当し、企業経営全般に関する実践的知識・経験を蓄積。 編集者と経営企画スタッフという、世間一般的にも珍しい組み合わせの職歴・経験を積み、独自のスキル・思考フレームワークを確立。 2017年3月に出版社を退職。同7月に株式会社トリッジを設立。現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業・個人向けにビジネス資料作成のアドバイザー・研修講師としても活動中。

 

日頃の仕事で様々な種類の「資料」を作ることが多いのがビジネスマン。

日々忙しい中で、限られた時間をなんとか使い、たくさんの「資料」を作らなければいけないのがビジネスマン。

・他部署に回す稟議書
・社外のお客様に渡す提案資料
・大勢の聴衆の前でプレゼンするためのPowerPointのスライド資料
・役員に見てもらうための数値分析資料

などなど、挙げだしたらキリがないくらい、ビジネスマンは毎日数多くの資料を作る機会がありますね。

そしてせっかくたくさんの時間と労力をかけて作るわけですから、

きちんと内容を伝えたい!わかってもらいたい!

と誰しもが思うわけですが、それがなかなかうまくいかないのも事実( ;´・ω・`)人(´・ω・`; )

なんでこんなにわかりやすく作ってるのに、理解してくれないんだー‼︎

なんてイライラしちゃうことも多いのではないでしょうか。

当ブログでは、ビジネスシーンで作成する資料で、誰でも・手軽に使える伝えるためのレイアウトノウハウ・テクニックをお伝えしていきますが、

その上でまず基本事項として、「ビジネス資料を構成する要素」をおさらいしておきたいと思います。

ビジネス資料というのは「どんな要素で構成されていて」「なにがポイントになるのか」

これを最初に押さえておくと、今後お伝えするレイアウトノウハウも、より理解が深まりますし、自分の資料の「どこを直せば良いのか」も整理しやすくなること間違いなし!

まずは「デザインの条件」についてお話ししていきましょう٩( ‘ω’ )و

特にビジネスマンの悩みの1つでもある「決裁がoriやすい資料のデザインとは、どんな条件があるのか」を押さえちゃいましょう!

 

 

なぜあなたの資料は上司の決裁が下りにくいのか

まさに上の見出しの通り、頑張って資料を作ってもなかなか決裁が下りない!という方、いらっしゃいませんか?

実は、決裁が下りやすい資料には、“デザイン上必要な条件”が存在しています。

言われてみれば当たり前なことかもしれませんが、忙しい中バタバタと資料を作っていると意外と意識できていなかった!なんてこともあるので、改めて押さえておきましょう٩( ‘ω’ )و

 

決裁が下りやすい資料の「デザイン条件」

決裁が下りやすい「デザイン条件」は、

・美しさ・見やすさ
・わかりやすさ
・“意図・狙い”の伝わりやすさ

この3つです。

この3つが条件として満たされていると、読み手(上司)の理解度が飛躍的に高まります。

逆にこの3つのうち、どれかが欠けてしまうと、いくら良い内容が書かれていても、非常にわかりにくい・伝わりにくい資料になってしまい

なんじゃこりゃ、わかりにくいぞー!怒

と言われてなかなか決裁が下りにくくなってしまいます。

ですので資料作りの際は、この3つのデザイン条件をまずは意識して進めていきましょう٩( ‘ω’ )و

 

資料の構成要素

次に、ビジネス資料とは

「どんな要素で構成されているのか」
「なにがポイントになるのか」

を整理していきましょう。

資料の主な構成要素は下の7つになります。
それぞれポイントがありますが、今回はさらっと概要だけお伝えして、ポイントの詳細はまた別の記事で解説していきたいと思います。

資料の構成要素と気をつけるべきポイント

■文字:一番使用頻度が高い要素。フォント、サイズ、強調の仕方などがポイント。
■カラー:配色。非常に奥が深く、実は難易度が高い。基本ルールを押さえるのがポイント。
■図形:特にプレゼン資料でよく使う。「枠線」にポイントあり。
■画像:これも実は意外と使い方が難しい要素。使う「目的」をしっかり考えよう。
■グラフ・表:分析資料やプレゼン資料で頻出。ごちゃつきやすいのでシンプルに見せる技が必須!
■配置(レイアウト):基本原則を必ず押さえよう。「余白」は友達!
■アニメーション(プレゼン資料のみ):PowerPointのみ。極力「目立たない」ものを!

これらの要素が複合的に混ざり合って、1つの資料ができあがるわけですね。

こうやって並べてみると、意外と要素としては多いような気もします。
うまく資料全体を「デザイン」していくスキルをつけたいですね!

 

まとめ:目的や読み手のことを考えて資料を「デザイン」する

普段資料のデザイン面では何気なく使っている・配置しがちな前述の要素ですが、狙いや目的を考えたり、読み手の理解のしやすさをきちんと考えて作ると、非常に「わかりやすい・伝わりやすい」資料に仕上げることができます。

そういった意味でもこのブログのテーマにもなっていますが、「プロのデザイナーではない一般のビジネスマンも、デザインする意識・力は必須」と言えるわけですね。

資料の構成要素をうまくデザインし、「読み手にきちんと伝わるビジネス資料(Word、Excel、PowerPoint等)」の作り方・スキル・ノウハウを今後もお伝えしていきますので、参考にしてみてください!

 

あ、最後になりますが、職業柄よく「レイアウトで参考になる本を教えて欲しい!」と言われるのですが、私が昔からずっと参考にしているものの1つに「ノンデザイナーズ・デザインブック」という本があります。

PowerPoint含め、ビジネス資料のレイアウトテクニック・ノウハウなどについて、とてもわかりやすくまとめられています。

私がデザインを長く勉強してきた中で、学生時代から“バイブル”として何度も繰り返し読んできた本ですので、興味がありましたら一度読んでみるといいかもしれませんよ!↓↓↓

お値段も高くないですし、とっても参考になると思いますので(◯・∀・)人(・∀・○)イェーイ

 

あと、この本もビジネスマンさんにはとっても参考になりそうな良書でしたので、お時間あれば見てみてください(^^)

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1984年東京生まれ。 デザイナーであった両親の影響もあり、学生時代からグラフィックデザイン・エディトリアルデザインの基礎〜実践的知識・スキルを習得。 大学卒業後、大手出版社に新卒で入社。3年間編集部にて単行本や継続出版物等の企画・編集業務を経験したのち、26歳で経営企画部に異動。その後7年間、経営計画・戦略の策定、市場・競合分析、収益予測等を担当し、企業経営全般に関する実践的知識・経験を蓄積。 編集者と経営企画スタッフという、世間一般的にも珍しい組み合わせの職歴・経験を積み、独自のスキル・思考フレームワークを確立。 2017年3月に出版社を退職。同7月に株式会社トリッジを設立。現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業・個人向けにビジネス資料作成のアドバイザー・研修講師としても活動中。

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