テキトーはダメ!?資料に必要な配置の絶対原則 ①揃える



先日投稿した記事で、ビジネスシーンで作成する資料では『レイアウトの4大原則』ということをお伝えしました。↓↓↓

まさかそんな効果が!?資料作成時に絶対意識すべきレイアウトの4大原則

2018.06.03

この4つの原則・ルールを意識して社内文書やプレゼン資料などのビジネス資料を作るのと、意識せずに資料を作るのでは、相手への伝わり方に雲泥の差が出るというわけでして。

そして前回の記事では、その原則それぞれの具体的な効果についてはまだお話ししていませんでしたので、今回から4回に分けて、4大原則の内容・効果等についてお伝えしていきたいと思います!

あらゆるビジネスシーン(社内・社外、分析系・プレゼン系…etc)の資料にとっても役立つ原則なので、ぜひ身につけて明日からのお仕事に活かしてくださいね!

皆さん、「揃えて」ます?

そこでいきなりですが、皆さん“揃えて”ますか?

本当にいきなりのワケわからん質問ですみません笑。「揃える」というのは、「資料作成時に絶対意識すべき配置の4大原則」のうちの1番目の原則でして、日頃ビジネス上の資料を作るときに、文章やオブジェクト(図形・画像・グラフ・表…etc)の位置をきちんと揃えて置いてますか?ということをお聞きした次第です。

それを理解した上で先ほどの質問を問いかけると、だいたいの方は、

「なんだ、そんなことか」
「当たり前だろ!言われなくたってやってるよ!!」
「はぁ?なめてんのかこのヤロぉぉお!そんなヤツは俺のスタンド能力でボコボコにし※%&$¥✳︎#ぅぅるあああ!!!」

って思われるんですが、実はこれ、皆さん意外とできてないように感じます。ただ単純に「揃える」ということが、意外とできてない。。。というより、「何となくやってる(できてる)気がする」という感覚の方が多いのではないでしょうか。プレゼン用のパワポ資料とかまさにそんな感じ。

なので、先ほどの回答者さんたちもきっと心の中では、

「なんだ、そんなことか」(…私、やってる…よね?)
「当たり前だろ!言われなくたってやってるよ!!」(………たぶん)
「はぁ?なめてんのかこのヤロぉぉお!そんなヤツは俺のスタンド能力でボコボコにし※%&$¥✳︎#ぅぅるあああ!!!」(…あ、勢いで吠えちゃいましたけど…大丈夫だと…思います…ごめんなさい)

と、内心思っていたはずです。そう、「揃える」というのは、何とも簡単そうで、みんな当たり前のようにやっているように感じていますが、ほとんどの人は“なんとなく揃えているだけということが多い。しっかり毎回『意識的に揃えている』人というのは、実は意外と少ないと思います。

もっと言えば、揃えることの“意味”や“効果”まで意識し、その効果を狙うために『意識的に揃えている』という人まで探してみたら、ほぼ皆無でしょう (´∀`;)

でもこの「揃える」ということが、実はビジネスの資料において大切な“デザイン条件”(→美しさ・見やすさ、わかりやすさ、“意図・狙い”の伝わりやすさ)に重要な役割を果たします。これは社内文書だとかプレゼン資料だとか関係なく、全ての資料に共通して言えることです。

この意外と奥が深い「揃える」という配置の原則について、これから説明していきましょう!

 

「揃える」って、どういうこと?

改めてですが、この「揃える」という原則は簡単に言ってしまうと、言葉の通りで、「配置する図や文章の位置を、資料の目的に合わせて意識的に揃えましょう」ということです。

ただここで注目していただきたいところは、「資料の目的に合わせて」というところ。「揃えるとなんとなくキレイに見えるからやってます〜」って人はいると思うんですが、この「資料の目的に合わせて」を意識した上で揃えているという人は、かなり少ないはずです。

そしてビジネスシーンで作成される資料というのは、必ず何かしらの“目的”を持っています。
「先方の役員に提示する市場分析資料。資料を通じて当社のレベルの高さと信頼感をしっかりアピールしたい!」

目的
◎「先方の役員に提示する市場分析資料。資料を通じて当社のレベルの高さと信頼感をしっかりアピールしたい!」
【目的】会社のレベルの高さ・信頼感の印象づけ→契約の獲得・維持

◎今回のプロジェクトは進行が複雑だから、関連部署に今後の作業フローを資料でしっかり伝えないと!」
【目的】作業フローをわかりやすく理解させる→プロジェクト進行の円滑化

◎商品の完成祝いパーティー。今回はカジュアルな雰囲気で行いたいから、案内状で招待する全ての取引先にその点を伝えなきゃ!」
【目的】パーティーの雰囲気をイメージさせる→パーティーの成功・盛り上がり

などなど。無意味・無目的な資料というのは、ビジネスにおいて存在しません。そしてそれら目的を、資料を通じて実現しなければいけないケースが多いわけですが、その時大切になる要素の1つが、先ほどから何度もお伝えしている「揃える」という原則です。

ではなぜ、揃えることが重要なのか。それは、揃えることによる“2つの大きな効果”が関係しています。

「揃える」ことの大きな効果①:揃え方の違いで“印象”がガラリと変わる

揃えることの効果1つ目は、「読み手に与える印象を変えられる」ということです。

「んなアホな。書いてあることは変わらないのに、揃えるだけで印象が変わるなんて。んなアホな。」

って感じるかもしれませんが、本当に「揃える」だけで資料の印象はガラリと変わってくるんですよ。そしてこの印象の違いが、「資料の目的がきちんと・正確に伝わるか」に影響してきます。

例をもとに見ていきましょう。例えば前述の例「先方の役員に提示する市場分析資料。資料を通じて当社のレベルの高さと信頼感をしっかりアピールしたい!」というケース。こういったケースの場合、おそらく詳細な分析結果のデータは子分優秀な部下が確認するでしょうから、役員の方は分析結果をまとめた概要ページしか見ないでしょう (´∀`;)

ということは、役員の方にアピールするには端的に表現した概要ページのデザインが重要になってきます。そこで下の3つの例を見てみましょう。


書いてある内容は全く同じですが、「揃え」が異なります。それによって、何か“印象の違い”を感じませんか?

 

全く揃ってないケース

まず1つ目の例は「全く揃ってない」ケース。


色々なテキストが無秩序に配置されています。なので、なんとなく落ち着きのない印象を受けたのではないでしょうか。これでは資料を受け取った役員の方は、

なんだかこの資料はバラバラとしてて、本当に正確な内容が書かれているのかな?(´∀`;)
この会社はちゃんとしてるのかな?ちょっと不安だな〜この会社にこのまま任せてて大丈夫だろうか?(´∀`;)

なんて印象を持ってしまうかもしれません。そう、色々な要素がバラバラに置かれている(=揃っていない)と、どうしても落ち着きがないイメージを無意識に人は持ってしまいます

「揃っていない=落ち着きのない不安定な印象」を与えてしまうということですね。しかも美しくない。全く美しくない!これでは「資料を通じて当社のレベルの高さと信頼感をしっかりアピールしたい!」という目的は実現できませんね (´∀`;)

 

中央揃え

2番目の例はいわゆる「中央揃え」。


情報が整理されている、とても落ち着いた、しっかりした印象を受けると思います。そして同時に、なんとなく「柔らかさ」だったり、もっと言えば「ふわっとした力の弱さ」も感じるかもしれません。

そう、実は中央揃えというのは、見た人に「落ち着いた、品のある」イメージを与える揃え方になります。なのでこれは違う見方をすれば、「力強さに欠ける」、もっと言えば「元気のない」印象を与える揃えとも言えるわけですね。

なので、相手に「強い信頼感」を与えたい場合は、中央揃えがベストとは言えません。

 

左揃え

そして最後3番目の例は「左揃え」。


情報がきちんと整理されていて、安心感があります。かつ、他の2つと比べるとなんとなく「力強い印象」も受けるのではないでしょうか。その理由はまさに「揃え」の効果・性質が関係しています。

もう一度2番目と3番目の例を見てみましょう。この2つの例ですが、じっくり見ていると、それぞれに「縦の線」が見えてきませんか?一番わかりやすいのは3番目の左揃えの例。


ブルーの縦のライン。実際には何も線なんか書かれていないんですが、左揃えになっていると、この揃っている位置に縦の「透明な線」が意識されます。これが力強さの理由。

実はレイアウトをするときに、左右どちらかの「縁」を全て揃えると、この透明の縦の線が生まれて、とても力強い印象を持つようになります ╭( ・ㅂ・)و ̑̑ グッ !

では2番目の例はどうでしょう?こちらも確かに中央で揃ってはいるので、中央に透明の線が見えますね。


なので多少の強さはあるんですが、ただ左右の縁はバラバラでガタガタしてますよね?中央で揃っていても、縁がガタガタだと、左揃えや右揃えよりも力強さに欠けてしまいます

なので、力強い印象(今回のケースで言えば、会社としてのレベルの高さや信頼感)を与えたいときは「左右どちらかの縁を揃える」と、より目的に合ったレイアウトになるわけです。

 

「揃える」ことの大きな効果②:揃えることで視線の流れがスムーズに!

続いてもう1つの効果についてです。揃えることのもう1つの効果は、「揃えることで視線の流れがスムーズになる」ということ。意外に感じるかもしれませんが、本当に「揃える」だけで、視線の流れが良くなるんですよ!

視線の流れが良くなるということは、「資料の内容をきちんと読んでもらいやすくなる=伝わりやすくなる」ことに繋がるので、これもとっても大切です。どんどん勝手に話やスライドが進んでいくプレゼン用のパワポなどは、特に大切!

また例をもとに見ていきましょう。


例えばこんな風に文章や図形が並んでいたとします。そうすると、まず“どこから見始めたらいいでしょう”?

図形Bが少し上に出てるから、ここから見始めます?それとも、文章は横書きなら基本左から右へ読むものだから、一番左にある図形Aから見始めます?このようにバラバラに置かれていると、まず最初にどこから読み始めたらいいか、一瞬迷います ( ´~` )

で、さらに言えば、もしこの図形Aから見始めるなら、そのあとはどれを見たら良いでしょう?やや上にあるけど左から右に進んで図形B?それとも下に進んで図形C?これもちょっと迷いますよね ( ´~` )

このように、各要素(文章・図形など)が揃えられずにバラバラに置かれていると、視線をどこに進めたらいいか一瞬迷いが生じて、スムーズに流れなくなってしまいます。これは資料の内容理解にとって非常にマイナスポイントです。。。

特にプレゼン用のPowerPointの資料だったら、目線がキョロキョロと迷っているうちに、どんどん話が進んでいってしまって、内容が理解しづらいですよね。

今度はこちらの例を見てみましょう。


全てがきちんと整列されていて、揃って置かれています。縁も揃っているし、図形のサイズも揃っている。そしてそれぞれ等間隔に置かれている。

こうなっていると、ほとんどの方は一番上の図形Aから見始めて、次に図形B、次に図形C、文章D…という風に必ず下に視線を落として行くはずです。

つまり、きちんと揃えてレイアウトされていると、「最初にどこを見ればいいか」「次にどっちへ進めばいいか」が“無意識に”はっきりとわかるようになるのです (◯・∀・)人(・∀・○)イェーイ

それはきちんと各要素が「揃って」置かれているからであり、これが揃えることの効果2つ目の力というわけです。プレゼン資料もこうなっていれば非常に簡単に理解できて、話の内容に集中することができますね!

 

YouTubeでも「揃える」の原則が学べるよ!

当ブログの中の人が、YouTubeチャンネル『ビズデザ』でも今回お話しした「揃える」の原則について解説していますので、こちらも併せてご参考ください!(チャンネル登録もしていただけると、中の人は飛び跳ねて喜びます)

東京,神楽坂,東京note,グルメ

まとめ:「揃え」の効果は絶大!目的を考えて「揃え」を使いこなそう!

やってること自体はとっても簡単なことなのですが、意外と奥が深くて、実は効果も絶大なのがこの「揃える」という原則。普段から揃えてるよ!って方も多いと思いますが、最初にお話しした通りほとんどの方は今回お伝えした内容を意識せずに、“なんとなくやっている”レベルだったのではないでしょうか?

この「揃える」という原則の効果・狙いを日頃からしっかり意識して使いこなせるようになれば、様々なビジネスシーン(社内・社外、分析系・プレゼン系…etc)で、今まで以上に「相手に伝わる資料」が作れるようになり、上司からの評価も急上昇間違いなし!

次回は「資料作成時に絶対意識すべき配置の4大原則」の2番目『近づける・遠ざける』をお伝えいたします。お楽しみに〜!

↓↓↓次の記事はこちら↓↓↓

テキトーはダメ!? ビジネス資料で守るべきレイアウトの絶対原則「②近づける・遠ざける」をデザイナーが共有します

2018.06.24
dummy
トリジ先生

もし書籍で資料デザインを学ぶのであれば、以下の本は結構オススメです。“ノンデザイナー”であるビジネスマンの方向けにわかりやすく解説されていますよ。



当ブログ「ビズデザ(旧「Are you Designer? No, I'm...」)の中の人が、ついにYouTubeチャンネル『ビズデザ』を開設し、パワポの作り方をはじめとしたデザインノウハウの共有を始めました!


◆YouTubeチャンネル『ビズデザ』

ノンデザイナー・デザインビギナーである一般のビジネスパーソンの方々が、日頃のお仕事の中で使える『誰でも簡単にできるデザインのノウハウ・セオリー』を実例をたっぷり使いながら動画でわかりやすく解説!

小難しい高度なデザインノウハウは一旦抜きにして、“最低限ここまで押さえておけばOK!”というようなデザインノウハウに絞ってお伝えしていますので、資料デザインなどにお困りの方は、ぜひ当チャンネルをご活用ください!(よろしければチャンネル登録もお願いいたします)


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ABOUTこの記事をかいた人

1984年東京生まれ。 デザイナーであった親の影響もあり、学生時代からデザインに関心を持ち、デザインの中ですくすくと成長。大学卒業後は都内出版社に入社し、編集部で書籍やWebサービスの企画・編集・ディレクションを幅広く担当。その後経営企画部を経て独立し、株式会社トリッジを設立。 現在は、同社でWeb・グラフィックデザイン、メディア運営の事業を中心に展開しつつ、企業や個人向けにデザイン・資料作成の講師兼アドバイザーとしても活動。 “日本最大まなびのマーケット『ストアカ』”にて開催されているPowerPoint資料作成講座では、ストアカ全登録講師25,000人の中で2019年トップレビューを獲得(ユーザー平均満足度95%以上を現在進行形で獲得中)。著書に『ひと目で伝わるプレゼン資料の全知識』(株式会社インプレス、2020年3月発行)がある。 趣味は、美味しいものを食べて飲んでケラケラ笑うこと♪